L'Ufficio è da tempo impegnato sia nel miglioramento e nell'ottimizzazione dell'utilizzo di tutti gli applicativi forniti negli ultimi anni e nella digitalizzazione del fascicolo processuale (attraverso il progressivo coinvolgimento del personale di segreteria e della banca dati nella scansione degli atti cartacei e nel loro inserimento e nella loro indicizzazione).
Sin dal programma organizzativo del 2019 il processo di digitalizzazione era individuato fra gli obiettivi primari dell'Ufficio anche con la finalità di "corrispondere alle necessità dell'utenza di rendere più agevole l'interlocuzione con i vari uffici della Procura della Repubblica, per ciò che attiene alle richieste di certificazioni, di copia di atti e, più in generale, all'accesso ai cittadini, imprese ed amministrazioni ai servizi della giustizia".
Forte impulso si è inteso dare, in particolare, al processo di digitalizzazione del fascicolo processuale reso possibile dalle recenti implementazioni degli applicativi del Sistema Informatizzato della Cognizione Penale (S.I.C.P.) e del sistema documentale T.I.A.P.-Document@, secondo progressioni calibrate in ragione delle progressive evoluzioni dei predetti sistemi informativi e degli esiti dei progetti di sperimentazione ed innovazione organizzativa realizzati, anche nella prospettiva di fronteggiare l'emergenza epidemiologica da Covid-19, nella consapevolezza che le innovazioni in tale fase introdotte avrebbero potuto utilmente spiegare i propri effetti anche una volta cessata la gestione straordinaria delle procedure conseguente alla pandemia.
Il processo di dematerializzazione del fascicolo processuale ha ricevuto ulteriore, significativa, implementazione per effetto delle disposizioni dettate per la gestione delle intercettazioni delle comunicazioni attraverso il sistema A.D.I. e in materia di gestione del Processo Penale Telematico alla luce di quanto da ultimo previsto dall'art. 24 del D.Lgs. n. 137/2020 e dal Decreto del Ministero della Giustizia del 13 gennaio 2021, che consente il deposito di atti e nomine da parte dei difensori in formato esclusivamente digitale.
La materia ha trovato compiuta regolamentazione, via attraverso circolari interne e protocolli aventi ad oggetto il complesso dei temi organizzativi correlati alla materia del processo penale telematico e della gestione digitalizzata del fascicolo delle indagini preliminari, proponendo l'obiettivo di pervenire progressivamente ad una completa digitalizzazione del fascicolo delle indagini preliminari e al contestuale abbandono del sistema di dematerializzazione del documento mediante scansione.
Il processo di progressiva digitalizzazione, grazie alla costante attenzione alle innovazioni introdotte a livello tecnologico e poi normativo, è stato oggetto di una corale azione di implementazione ed accelerazione attraverso il sinergico coinvolgimento del personale di magistratura, amministrativo e di polizia giudiziaria, il costante confronto con l'Avvocatura e la collaborazione puntuale con il Tribunale, e, in particolare, lo si riconosce con gratitudine, con l'ufficio G.I.P., mediante la stipula e la programmazione di protocolli volti ad assicurare la correttezza e l'efficacia delle soluzioni tecnologiche nelle diverse fasi procedimentali.
Procedere puntualmente secondo le potenzialità dal progressivo rilascio di versioni aggiornate del S.I.C.P. e del Portale delle Notizie di Reato che consentono, previa apertura del fascicolo eseguita dal sistema, l'automatico ribaltamento in T.I.A.P.-Document@ delle comunicazioni delle notizie di reato e dei relativi seguiti, nonché degli atti difensivi per il cui deposito è previsto ex lege in via esclusiva il deposito digitale nel Portale del processo penale telematico, anche a seguito di specifiche intese con l'Avvocatura, hanno permesso di raggiungere abiettivi prefissati.
Si è pertanto disposto che non saranno accettate comunicazioni di notizie di reato (e relativi seguiti informativi) non ritualmente inserite nel Portale NDR - salvo comprovati problemi tecnici, dei quali dovrà darsi atto nella nota di trasmissione, ovvero per l'esigenza di deposito di documenti aventi natura e dimensione eventualmente eccedenti le compatibilità del predetto sistema - a tali atti dovendo sempre accompagnarsi, a pena di irricevibilità, idoneo supporto del relativo formato digitalizzato.
Al fine del raggiungimento degli obiettivi:
- è stata disciplinata la gestione da parte del personale amministrativo delle trasmissioni a mezzo degli indirizzi PEC forniti dal Ministero per il deposito da parte dei difensori di tutti gli atti per i quali non è previsto che il deposito avvenga in via esclusiva mediante utilizzo del Portale del processo penale telematico, nonché delle trasmissioni degli atti provenienti da indirizzi PEC di soggetti diversi dai difensori;
- è stato dato impulso all'utilizzo del sistema PEC-T.I.A.P., nella prospettiva della progressiva e rapida dismissione dell'impiego del sistema S.N.T.;
- è previsto che i consulenti tecnici, gli interpreti e i traduttori, salvo i limiti tecnici imposti dalla peculiare natura degli atti, provvedano al deposito delle relazioni e degli elaborati in un formato digitale le cui specifiche tecniche ne rendano compatibile l'automatico ribaltamento in T.I.A.P., senza che ne sia dunque necessaria la previa scansione.
Il fondamentale rilievo dei processi di digitalizzazione ai fini della complessiva efficienza dei processi di lavoro e della fluidità delle interdipendenze funzionali e dei relativi flussi documentali, è stato oggetto di analisi e confronto congiunti con il Tribunale e l'Avvocatura.
